Het Exitgesprek: een verplichting of een kans?

Exitgesprek als kans

Een exitgesprek is het gesprek dat je als werkgever voert met een werknemer die de organisatie verlaat. Je praat over de ervaringen van de werknemer bij de organisatie en bespreekt wat er beter of anders kan. Het is verstandig om goed na te denken over deze gesprekken, want het is onontkoombaar dat collega’s het bedrijf verlaten. Wensen veranderen en soms komt de functie simpelweg niet meer overeen met wat de medewerker wil. Aan deze groep wordt echter weinig aandacht besteed en daar ligt een gemiste kans. Uit een exitgesprek kan onmisbare informatie komen!

Exitgesprek als informatiebron

Een belangrijk doel van een exitgesprek is het maken van goede ambassadeurs voor je organisatie. Ex-werknemers zijn als het ware een visitekaartje voor je bedrijf. Maar aan de andere kant is een belangrijk doel van een exitgesprek informatie: wanneer je de inhoud van exitgesprekken goed structureert en documenteert, leveren ze een schat aan informatie op. Dit kan je helpen bij het behoud van medewerkers. Om tot deze informatie te komen kun je vragen stellen als:

• Wat vond je van de cultuur van onze organisatie?
• Heb je hier jezelf kunnen zijn?
• Had je de juiste middelen om je werk uit te kunnen voeren?
• In hoeverre werd je genoeg ondersteund om door te groeien?

Het vraagt moed om dergelijke vragen te stellen, want eerlijke antwoorden kunnen confronterend zijn. Toch is deze informatie erg waardevol als je voor je werknemers een betere omgeving wil creëren. Als blijkt dat je een trend kunt ontdekken in de redenen van vertrek, dan kun je actie ondernemen en voorkomen dat nog meer medewerkers om dezelfde redenen vertrekken.

Tips voor exitgesprek

Om de meeste informatie uit een exitgesprek te halen, hebben wij de volgende tips:

1. Bereid het exitgesprek voor

Het is verstandig om een vaste structuur in het exitgesprek te hebben. Op deze manier kan je deze herhalen bij het volgende exitgesprek en goed documenteren wat er gaande is in de organisatie.

2. Denk goed na over wie het exitgesprek voert

Laat het exitgesprek over aan een persoon die een neutrale relatie met de werknemer heeft. Dan is de kans op sociaal wenselijke antwoorden namelijk het kleinst. Je kunt hierbij denken aan een HR professional. Heb je geen neutrale persoon in je bedrijf aan wie je het gesprek kunt uitbesteden? Een alternatief is dan een externe interviewer. Ook kun je de medewerker vragen met wie hij open en eerlijk over alle onderwerpen wil praten en dat je van het exitgesprek wilt leren.

3. Zorg voor een open, neutrale en veilige sfeer

Stel de medewerker op zijn gemakt en zorg dat het gesprek open van aard is. Dit doe je bijvoorbeeld door het gesprek niet op kantoor of bij HR te laten plaatsvinden, maar in het bedrijfsrestaurant of een andere externe locatie.

4. Neem de tijd

Het is niet vreemd als een exitgesprek een uur duurt. Neem in ieder geval de tijd om de ervaringen van de medewerker te bespreken, zo lang het nodig is.

5. Stel de moeilijke vragen

Wees niet bang voor het antwoord op de moeilijke vragen zoals hierboven beschreven! Soms krijg je een antwoord dat je niet wil horen, maar juist hierin ligt de waardevolle informatie.  Raak dus niet beledigd, maar luister goed.

6. Implementeer veranderingen

Gebruik ten slotte de informatie uit de exitgesprekken en implementeer veranderingen waar nodig! Wanneer er uiteindelijk weer een exitgesprek plaatsvind, zal dan duidelijk worden of de veranderingen hebben geholpen.

Meer weten over het exitgesprek?

Wil je meer weten over onze visie op het exitgesprek of heb je behoefte aan advies over de inrichting van je offboarding beleid? Neem dan contact met ons op, of stuur een bericht naar onze HR-expert Johan Fekken.